什么是員工溝通？操作指南

有效員工溝通對于組織的成功至關(guān)重要。清晰、透明和一致的溝通可以帶來高效、協(xié)作的工作環(huán)境，并使團隊與業(yè)務(wù)目標保持一致。事實上，它可以將業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者的工作效率提高72%，將知識工作者的工作滿意度提高56%。

人力資源部門通過制定政策、實施溝通工具以及培養(yǎng)開放和反饋的文化，在塑造和維護良好的員工溝通方面發(fā)揮著關(guān)鍵作用。

一、什么是員工溝通？

員工溝通是指組織與其員工之間的雙向溝通以及同事之間的互動，包括信息、知識、反饋、思想和想法的交流。

員工通信涵蓋組織中發(fā)生的各種類型的通信，例如：

自上而下：這種類型的員工溝通涉及自上而下的信息和消息。例如，當HR團隊向整個組織發(fā)送電子郵件，說明新的福利計劃時。

Middle-out（中間輸出）：這種員工溝通方式是指中層管理人員與其團隊之間的溝通和信息交換。

自下而上：這種溝通方式放大了員工的聲音—員工與高層管理人員溝通并向高層管理人員發(fā)送反饋、建議或投訴。

熟練的員工溝通可以提高參與度和跨部門協(xié)作，幫助建立牢固的關(guān)系，并鼓勵創(chuàng)新。然而，員工溝通不暢會阻礙敬業(yè)度、士氣和生產(chǎn)力，給期望帶來不確定性，并阻止組織實現(xiàn)其目標。

二、有效員工溝通的主要特點

溝通的七個C（清晰、簡潔、具體、正確、連貫、完整和禮貌）是發(fā)展成功的員工溝通的好地方。

（領(lǐng)導(dǎo)層和）員工之間良好員工溝通的其他特征包括：

雙向交互：員工溝通應(yīng)鼓勵員工分享他們的想法和反饋。

及時發(fā)送消息：在正確的時間共享信息可確保員工在需要時了解關(guān)鍵更改或更新，并提高雇主的可靠性和安全性。

可及性：可訪問性是關(guān)鍵，尤其是對于非辦公桌工作人員（如建筑、運輸、農(nóng)業(yè)或制造業(yè)人員）。這些員工往往缺乏定期的計算機訪問權(quán)限，因此通過SMS進行交流是一種理想的選擇。

包容性：溝通應(yīng)通過解決文化和語言差異以及有視覺、聽力或其他障礙的人來適應(yīng)不同的團隊。

移情：理解和考慮每個接收者（即員工）的觀點，可以創(chuàng)造一個讓他們感到被重視和支持的環(huán)境。

三、制定有效員工溝通策略的7個步驟

以下是你可以采取的七個步驟來幫助你制定有效的員工溝通策略，該策略不僅可以提高員工敬業(yè)度、保留率和滿意度，還可以推動積極的業(yè)務(wù)成果：

第1步：確定你的員工溝通目標

無論你的目標是什么，你都需要首先確定你的目標以指導(dǎo)和告知你的策略，示例包括推廣組織文化、提高士氣或分享重要更新（或這些的組合），明確定義你的目標有助于確保所有溝通工作都與公司更廣泛的使命和業(yè)務(wù)優(yōu)先事項保持一致。

第2步：了解你的受眾

了解公司的各個員工群體至關(guān)重要。例如，遠程工作者與辦公室同事有不同的需求和首選的溝通渠道，進行員工調(diào)查或焦點小組可以幫助確定偏好、痛點以及有效接觸不同員工的最佳方式。

第3步：評估和選擇通信渠道

分析公司的員工人口統(tǒng)計數(shù)據(jù)，以評估其當前通信渠道的有效性，并在必要時選擇和實施新的通信工具，考慮混合使用數(shù)字平臺（例如內(nèi)網(wǎng)）和面對面方法（例如市政廳），以確保員工以適合其角色和工作環(huán)境的方式接收消息。

第4步：制定和共享通信策略

在制定指南和協(xié)議以標準化組織交互后，與員工共享這些政策，并確保每個人都知道如何訪問有關(guān)它們的更多信息，明確的溝通政策設(shè)定了對響應(yīng)時間、語氣和機密性的期望，這有助于保持整個公司的透明度和專業(yè)性。

步驟5：創(chuàng)建通信計劃和日歷

根據(jù)你的策略和目標，你的通信計劃可以包括日歷。例如，如果你需要在合并期間讓員工了解最新情況，你可以創(chuàng)建一個涵蓋重要公告、溝通計劃和市政廳會議的時間表，結(jié)構(gòu)良好的計劃可確保一致、及時和信息豐富的消息傳遞。

第6步：培訓(xùn)管理者成為溝通領(lǐng)導(dǎo)者

管理者對于組織中成功的信息流動至關(guān)重要，無論是從上到下（反之亦然）還是在他們自己的團隊中。對他們進行公司員工溝通策略、目標和政策的培訓(xùn)非常重要，包括積極傾聽和消息傳遞技巧在內(nèi)的培訓(xùn)可以讓他們的團隊保持知情和參與。

第7步：測量、評估和微調(diào)

在制定策略和設(shè)定目標時，你還應(yīng)該確定使用哪些指標來衡量成功，要評估你的工作的有效性，請定期收集反饋并在必要時進行調(diào)整，員工調(diào)查結(jié)果、敬業(yè)度和內(nèi)部反饋等指標可以突出需要改進的領(lǐng)域。

四、改善員工溝通的工具

下表列出了可用于幫助改善組織員工溝通的各種工具，哪些工具最適合你的組織將取決于你的溝通策略和目標以及公司中的不同員工群體。

 

以下是AI如何幫助改善工作場所溝通并同時減少工作量的一些示例：

自動化通信流程，例如FAQ或經(jīng)常請求的文檔

建議使用更精確的語言以減少溝通不暢的風險

轉(zhuǎn)錄和總結(jié)會議，并為每個人提供訪問此信息的權(quán)限，以確保整個團隊在同一頁面上

提供情緒分析以評估信息的情感背景和語氣

創(chuàng)建電子郵件、內(nèi)部演示文稿和報告等內(nèi)容（基礎(chǔ)），為員工溝通提供起點。

五、有效員工溝通的4個真實示例

示例1：GWI

GWI是數(shù)字消費者權(quán)益領(lǐng)域著名的消費者研究公司，其500多名員工分布在三大洲。

它嚴重依賴Slack來支持其全球協(xié)作和團結(jié)文化，擴展和維護高效運營，并成功招募新員工。這一點尤其重要，因為GWI的一部分入職是遠程進行的。

示例2：捷藍航空

捷藍航空是紐約市的家鄉(xiāng)航空公司，擁有超過25,000名員工，其中許多是非辦公室工作人員。作為其員工溝通戰(zhàn)略的一部分，該公司開發(fā)了On The Fly，這是Firstup的定制品牌智能通信平臺。

該平臺使捷藍航空能夠在正確的時間向正確的員工發(fā)送個性化通信，從關(guān)鍵更新到鼓舞人心的表彰故事。這樣，非辦公桌工作人員無論身在何處，都可以與航空公司保持連接。

示例3：Hickory's Smoke house

Hickory's Smoke house是一家適合家庭的連鎖餐廳，在英國擁有3,000名員工。由于該公司希望員工應(yīng)用程序能夠?qū)崿F(xiàn)雙向通信并將一線員工與辦公室員工聯(lián)系起來，因此它希望Workvivo為其社交內(nèi)網(wǎng)提供支持。

Intranet創(chuàng)建了一個民主化的通信平臺，允許所有員工按照自己的方式做出貢獻、共享、評論和互動。自2023年10月推出以來，Hickory94%的員工已經(jīng)注冊，86%的員工每月都活躍。

示例4：HubSpot

HubSpot意識到其項目管理團隊成員正在與利益相關(guān)者溝通，并以不同方式手動跟蹤他們的工作流。這最終為團隊創(chuàng)造了更多的工作。

因此，該公司尋求一個平臺，為利益相關(guān)者提供易于理解的信息，并滿足其創(chuàng)意合作伙伴的需求。工作管理平臺Asana使他們能夠?qū)彶�、編輯和協(xié)作處理整個組織的工作，并跟蹤設(shè)計和營銷項目。

清晰、開放和包容的員工溝通使員工了解情況、參與其中并積極主動，人力資源部門通過制定溝通策略、使用正確的工具和培養(yǎng)透明文化發(fā)揮著關(guān)鍵作用。借助正確的策略和技術(shù)，公司可以改善團隊合作、提高生產(chǎn)力并保持每個人都保持聯(lián)系。

這反過來又會帶來更好的業(yè)務(wù)成果。不斷傾聽員工意見、對管理人員進行良好培訓(xùn)并調(diào)整方法的公司往往會獲得更高的敬業(yè)度和更強的績效。無論是通過即時通訊應(yīng)用程序、結(jié)構(gòu)化策略還是AI驅(qū)動的洞察，巧妙溝通的企業(yè)不僅會過得去，還會蓬勃發(fā)展。

 

注：本文來自商業(yè)新知